マーケティングストーリーラボ(MSL)

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第2波に備える、withコロナの働き方。リモートワークの専門家にきいてみた。

急事態宣言中はリモートワークが多くの企業で採り入れられていましたが、解除後は引き続きリモートワークを進める会社もあれば、出社を再開させる会社もあったりと、対応が分かれているように思います。

弊社では、社員の安全や業務効率を考え、今後もリモートワークを推進していく動きを進めています。一方で、今までになかったマネジメントの課題、コミュニケーションの課題・・・、それぞれの立場や業務による課題が見えてきたことから現在の規定の見直しも検討しています。

そこで今回は、企業等へのテレワークコンサルティングをはじめとする各種サービスを提供している、テレワークマネジメント様にお話をうかがい、弊社で対策を進める課題をお話ししながら、他社で行っている事例やリモートワークを進めるうえでのアドバイスをお聞きしました。

リモートワークを全社的に実行して聞こえた声

弊社では2015年から在宅勤務規定を取り入れていましたが、コロナ前は活用する社員は多くありませんでした。それがコロナを機に、一度にたくさんの社員が在宅勤務を行うことで、様々な意見があがりました。

 

<YUIDEAの声①>
「マネジメントがしにくい」「支障ない」両方の声があがりました

現在、増えているのがマネジメントでの課題です。弊社でも毎日の業務報告や定例ミーティングの実施などで、社員の働きを見える化し、各部署でマネジメントを行っていますが、「リモートだとマネジメントが困難」という声もあったり「特に支障はない」という声もあったり様々です。今後のマネジメント方法を試行錯誤中なのですが、社員の働きぶりが実際に見えない中で、マネジメントしていく際のポイントはありますか?

 

<テレワークマネジメント>
部下の仕事ぶりが見えない中で、どう評価をしたらいいのか、どうマネジメントしていったらいいのか、という声は様々な会社であがっています。

リモートワークの場合、何が見えなくなるのかを洗い出し、それが見えるようにするためにはどうすれば良いかという視点で考えることがポイントです。例えば、勤務時間が見えなくなる場合、勤怠管理のやり方を工夫する、部下がどんな仕事をしているか見えない場合は、それを可視化するためのツールや運用を見直すことで見えるようになるはずです。

また、評価においては、プロセスが見えなくなるという声が多いのですが、出社しているときに部下のプロセスをどのように見ていたのかを考えてみると良いでしょう。

マネジメントで大切なことは、リモートワークでも出社でも、部下が報連相をしやすい雰囲気づくりやツールの運用が重要だと思います。

 

<YUIDEAの声②>
子どもはあずけられない、でも仕事はあるし・・・

弊社では子どもをもつ社員が男女ともに多く活躍しています。緊急事態宣言中、学校や保育所が休みになってしまったときには、業務が大変だったとの声も。

弊社では年次有給休暇以外の特別有給休暇を使用できる特例措置をとっていましたが、今後、再び緊急事態宣言などで家庭保育を余儀なくされた場合の対処のポイントはありますか?

 

<テレワークマネジメント>
子どもが家にいる状態で業務をすることは困難ですので、ご家族と協力しながら、家の中で少しでも作業スペースを確保できるよう工夫したり、時間にメリハリをつけることが大切です。また、お子さんがいると打ち合わせなどに支障が出るかもしれませんが、事前に家庭保育を余儀なくされているという報告をメンバーにしておけば、理解していただける場合が多いですので、まずはメンバーへの声掛けを意識しましょう。

オフィスでの業務と同じように、報告・連絡をしっかり行うことを基本に、部署メンバーへの協力を仰ぐようにしましょう。

 

<YUIDEAの声③>
業務も業務外もオンラインで。新入社員への対応、さらにできることは?

緊急事態宣言が発令された4月から弊社にも新卒の社員が入社し、その後中途入社でジョインした社員もいます。オンライン研修、ミーティングの参加はもちろん、ZOOMでの懇親会・ランチ会などを開催し、業務理解や懇親を深めていましたが、社歴の浅い社員に対して、リモートワーク上で配慮することはありますか?

 

<テレワークマネジメント>
新入社員や中途入社の社員と仕事をする場合、オフィスよりも業務を教えるのが難しいのでは?という懸念を持たれる方もいらっしゃいます。

重要なのは、リモートワーク中であっても、コミュニケーションをとりたい時、分からない時にすぐきけること。業務中はWeb会議ツールに常時アクセスしておき、いつでも話しかけられるような環境をつくること、定期的なミーティングを開催することなど工夫できることはあると思います。何よりも重要なのは気軽に質問できる関係性を作ることだと思います。

 

<YUIDEAの声④>
WEB会議のほうがラクと感じる反面、
気軽なコミュニケーションが減ったような・・・

リモートワークになって、最も変化を感じているのが、コミュニケーション。
■良い面としては
・オンラインでも問題なくコミュニケーションができる。
・会議が短縮できるようになった。
・オフィスでの人間関係の悩みが軽減された。 などの声が聞かれます。

■一方、難しい面としては
・雑談がしにくい。
・先輩の姿から学ぶ機会が減っている。
・他部署の業務の様子がわからない。 などの課題が見えてきます。

いい面はそのままに、課題としてあがってきた部分をどう解消するのか、弊社でも試行錯誤中です。

 

<テレワークマネジメント>
いい面であがった点に関しては、オフィスという同じ空間にいるときに発生していた雑談や、聞こえてくる周囲の会話などがカットされたことによる快適さのようです。

一方、様々な情報がカットされたことによって、難しい面であげた課題が生まれているのかもしれません。オフィスにいるときには自然に耳や目に入ってきた情報が入らなくなってきたことで起きた障害と言えます。これに対しては、あえて雑談する時間を設けたり、情報共有ツールでも業務外のことも気軽に投稿できるようにしたりすることで、解消できるのではないでしょうか。

また、弊社では「Sococo」というバーチャルオフィスを導入して、WEB会議を設定しなくても、実際のオフィスにいるときのように気軽に質問や雑談ができる環境を作っています。

 

<YUIDEAの声⑤>
オフィスってそもそも必要?
オフィスの在り方を考え直すタイミングが来ているのかも。

緊急事態宣言という状況の中で新しい業務の進め方にチャレンジした結果、出社しないとできないと思っていた業務でも、リモートワークが可能なことがわかった事例が弊社内でも多くありました。コロナをきっかけに、オフィスそのものの在り方を考えるタイミングが来ているのではと感じます。オフィスを見直す際に押さえるべきポイントはあるのでしょうか?

 

<テレワークマネジメント>
オフィスを構えなくても会社として問題なく業務を運用できることを実感している企業も多く、オフィスの考えも変化しています。

フロアの縮小や移転による固定費の削減や、環境のいい場所にオフィスを構えることでの社員の心理的リフレッシュ効果も見込めます。今回のことをきっかけに、オフィスで何をするのか?という目的を再定義していただくと良いのではないでしょうか。

出勤しないとできない業務を行う場にするのか、リアルな交流を行う場にするのか、でオフィスの在り方は変わってきます。

オフィスの在り方が変わることで、社内での人的交流も変わっていきます。

ひとりひとりの席を設けるのではなく、フリーアドレスを導入する企業も増えていくかもしれませんね。

フリーアドレスを導入することで、部署間の壁や役職ごとの壁が取り払われ、新しい発想がでてくる事例も多く見られます。社長と新入社員が肩を並べて働いている、なんて会社も実際にあるほどです。

 

<YUIDEAの声⑥>
リモートワークと出社、それぞれの不公平感を解消するには?

全社員がリモートワークで完結する会社は一部に限られており、リモートワークに移行できる部署と、出社が必要な部署が分かれている場合が多いのではないでしょうか?

弊社でも部署によっては出社が必要な場合も多くあります。現在は、社員全体の出社率、リモートワーク率を平均化するために、部署ごとの出社率を見える化し、出社率を調整しています。社員の間で不公平感が生まれないようにどんな取り組みが必要なのでしょうか?

 

<テレワークマネジメント>
出社しなければできない業務はどんな業務なのか、それをリモートで出来るようにするためにどのように改善すればよいのか、業務の見直しをすることが必要です。どうしてもリモートでできない業務は残ります。その業務を誰がどのように行うのかを整理することが重要です。これが不公平感をなくすために重要なポイントです。

出社が必要な社員に対して出社手当を支給したり、在宅勤務者に対して電気代や通信費手当を支給したりしている企業もあります。

リスクを回避して社員が安全に働くための配慮と、事業継続の両立を企業としては考えていく必要がありますね。

コロナウイルス対策として広がったリモートワークですが、社員の働き方、マネジメントや人事評価、オフィスの目的など、これまで当たり前にやってきたことを見直すきっかけにしていただけたらと思います。

 

▼株式会社テレワークマネジメント

「テレワークという柔軟な働き方で、働く人を、企業を、そして、人々が生活する社会を変えたい。」をビジョンに、テレワークの普及を目的に設立した、日本初のテレワーク専門のコンサルティング会社。2008年の設立から、企業等300社以上にテレワーク導入を支援。2016年より障がい者雇用の分野でもテレワークの普及に取り組んでいる。

▼書籍 2020年7月10日発売
「障害者雇用は経営課題だった! テレワーク雇用導入で はたらく人
材が変わる・はたらき方が変わる」

著者:株式会社テレワークマネジメント 障がい者雇用事業部
パーソルチャレンジKnowledge Development Project
希望小売価格:電子書籍版 1000円(税別)/印刷書籍版 1000円(税別)
電子書籍版フォーマット:EPUB3/Kindle Format8
印刷書籍版仕様: A5判/モノクロ/本文 130ページ
ISBN:978-4-909288-60-8
発行: masterpeace
URL: https://nextpublishing.jp/isbn/9784909288608

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