マーケティングストーリーラボ(MSL)

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【コロナ禍のマネジメント】 パソナ様ウェブセミナー登壇レポート

2020年8月4日、パソナ様主催「テレワーク時代のマネジメントやキャリア開発支援セミナー」が開催されました。企業の人事部門の方を中心に100名ほどの参加があり、テレワークマネジメント社様とともに、弊社のマネージャーがゲストスピーカーとして登壇させていただきました。

「コロナ対策としてテレワークを実施する中で、業務をどう進めたのか?」「部下のマネジメントをどうしているのか?」など、現場の姿を伝えてほしいというご要望があり、弊社の事例を中心にお話をしました、今回は当日ご説明させていただいた内容やセミナーの様子をお伝えします。

ツールや勤務体制を考えるまえに、まずは業務の棚卸!

セミナーではまず、弊社がどのように業務をリモート化したのかをご説明しました。

リモートワークを全社的に行う前に、会社から各マネージャーに指示があったのが、
業務プロセスに分解する形で「在宅では不可≒ネックとなる業務」を特定することでした。
業務プロセスを分解し、下記に分類していきました。

1.ツールや仕組みで解決できるもの
2.人や体制を変えて対応できる(軽減できる)もの
3.出社がやむを得ないもの

各業務が見える化されたことで、どの業務ならリモートできるのかが判別でき、どのようにリモートワークを進めていったらいいのかが明確になりました。

マネージャーからは、日頃から業務の見える化をする重要性を実感したとの声も。

業務の棚卸を行う中でマネージャーからは、普段から棚卸(業務フローの見える化)はできていたので、その中で各業務について、在宅での実施の可否を各グループで点検してもらったという声もあれば、日頃から仕事のブラックボックスをいかに作らないようにしておくかが重要だと実感したという声も上がりました。
また、タスクを分解して見える化する(ことに慣れる)ことで業務の属人化が防ぎやすくなっていくという利点も見えました。

それに加えて、全社的に下記を実施しました。

・在宅勤務の深夜残業禁止
・LINE WORKSでの日報管理(翌日業務予定と当日業務内容)
・月次で在宅・出社予定提出(全社の出社率を調整)

滞りなく業務を遂行しながらも、社員の身体と心の健康を守ることを徹底する体制を整えていきました。

リモートワーク中のメンバーからの声に、どう対応していくのか?

またマネジメントとして、リモートワークを行っていく中で、メンバーから上がる声への対応も必要になった事例もお話しさせていただきました。

リモートワークが開始され、
「朝、仕事を始めるきっかけがつかみにくい」
「雑談ができないので、ちょっとした知識や情報交換がしにくい」
「新規営業のアポをどうとっていいかわからない(非対面商談)」
など、様々な声が上がりました。

「雑談ができないので、ちょっとした知識や情報交換がしにくい」
という声に対しては、特に議題のない「雑談タイム」設定することで、気になっている事などを、自由に発言できる場をつくりました。

「新規営業のアポをどうとっていいかわからない(非対面商談)」
という課題に関しては、
経験値の低い若手が現場や先輩の姿から学ぶ機会を失わないために、営業チーム全員でアドバイスを行う機会をつくるなどして、フォローを行いました。

リモートワークという今までにない働き方を行う中で、課題が生まれるのは当然のことですので、その都度対応を考えることでより働きやすい環境を整えていきました。

クライアント様のリモートワークに対応した業務設計。

当然、社内のマネジメントだけではなく、クライアント様への対応も発生。その際に、どのように対応したのかもお話しさせていただきました。

クライアント様からもリモートでの業務を進めたいとのご相談が多くあり、リモート会議や、オンラインでの校正業務、リモートになった場合のスケジュール調整などを随時進めていきました。
詳しい取り組みについては、下記の記事でご紹介しています。

【コロナ禍事例】ZOOM撮影立会い、実は全員が不安視していた!?リモートチャレンジのリアルを公開。

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週刊カタログをリモート制作!?コロナ禍業務改革。可能な限りオンラインへ。

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リモートワークでも、基本は出社勤務と変わらない。

リモートワークでのマネジメントの事例をお伝えしながら、
リモートワークを続ける中で大切なこととして、以下をお伝えしました。

リモートワークを続ける中で大切なことは

1.在宅勤務は特別なことではない。
2.「だからやれない」⇒「どうやったらできる」と考える。
3.やれないことを無理矢理やらない。

在宅勤務は物理的な制限があるため、出社時とは異なることは当然ありますが、在宅だからできないと考えるのではなく「どうやったらできるのか」と発想することの大切さ、そして、その上で「やはりできない」となる場合は、出社して行うという判断も必要になることをお伝えしました。
コロナ禍の生活がゆるやかに進む中で、リモートワークは新たな働き方として着実に広がっています。リモート環境ではメンバーの働き具合が見えないと考えがちですが、業務の進捗や結果を随時追っていくことでマネジメントは可能であることをお伝えしました。

セミナー参加者の皆様からは、リモートワークに全社的に取り組んでいる弊社に対して、
「オンラインでビデオをオンにしてくれない人がいるときにどうしているのか?」
「交通費や電話対応はどうしているのか?」
などの質問があり、業務をリモートしていくときの課題は企業様によって多様なことを改めて実感しました。

新型コロナウィルスの収束が見えないなか、リモートワークでの働き方は今後も続いていくことと思います。弊社のリモート対応もコロナ禍という緊急時の対応であり、まだまだ整備が必要な状態ですが、クライアント様の業務の安全性の担保や効率化に尽力し、コロナ禍でも事業の最大化に貢献したいと考えています。